4 gyakori hiba, amit elkövethetünk konferencia szervezés közben

1. Nem készülünk kiforrott koncepcióval

Legyen bármi is a konferenciánk témája, az előadásoknak érdekfeszítőnek kell lenniük ahhoz, hogy igazán elnyerjük a közönség tetszését. Éppen ezért érdemes részletes forgatókönyvet írni, amelyben A-tól Z-ig megfogalmazzuk a konferencia menetét. Írjuk le az első perctől az utolsóig minél aprólékosabban, hogy mi fog történni az eseményünkön. Ennek a forgatókönyvnek egy rövidebb változatát pedig a közönség számára is kioszthatjuk, hogy ők is pontosan átlássák a programot.

Célszerű a közönségünk igényeit is alaposan feltérképezni, hogy konkrétan milyen témákra lennének kíváncsiak. Kutassunk bátran a neten érdekes témakörök után, illetve olvassunk szakmai fórumokat is, hogy melyek lehetnek azok a dolgok, amelyek a célcsoportunkat valóban megmozgatják. Készítsünk listát a témakörökből, majd indítsunk szavazást az érdeklődők körében, hogy miről hallanának szívesen a közelgő konferencián.

TIPP: A konferencia szervezési feladatok megvalósítása az esemény nagyságától függően rengeteg időt és energiát igényelhet, ezért ha nincs rá kapacitásunk, inkább bízzuk profi konferenciaszervező csapatra a teendőket.

2. Rosszul mérjük fel a közönség létszámát

Szintén gyakori hiba, hogy a szervezők alul- vagy éppen túlbecsülik az érkezők létszámát. Természetesen az alulbecsült létszám sokkal rosszabb, hiszen ha valakinek nem jut ülőhely, vagy egy vizet sem tud venni a büfében a szünet során, az pillanatok alatt porig rombolja a szervezők presztízsét. Túlbecsült létszám esetén pedig a bérleti díjak lehetnek sokkal magasabbak a kelleténél.

Azonban inkább becsüljük túl 10-20%-kal az érkezők létszámát, hogy mindenki biztosan kényelmesen elférjen. A konferenciát megelőzően kérjünk visszajelzést az érdeklődőktől, hogy eljönnek-e végül a rendezvényünkre. Tegyünk meg mindent a pontos létszám feltérképezése érdekében, de soha ne vegyük készpénznek például a közösségi médiában kapott visszaigazolásokat.

3. Nem biztosítunk megfelelő technikai hátteret

Napjainkban már korántsem elég egy projektorral, egy vetítővászonnal és PPT-k hadával nekivágni egy konferenciának. Ugyanis a nézők már kifejezetten interaktív előadásokat várnak, illetve kristálytiszta kép- és hangminőségre számítanak. Ha konferencia helyszínt bérlünk, ne csak az eszközök meglétére, hanem a pontos típusaikra is kérdezzünk rá. Így kideríthetjük, hogy az adott helyszín mennyire felkészült a technikai eszközök korszerűségét illetően.

Mire lesz szükségünk?

• Profi mikrofonok és hangszórók
• Laptopokkal és mobilokkal egyaránt kompatibilis projektorok
• Kellően nagy kivetítők
• Interaktív tartalmak előállítására alkalmas szoftverek

4. Nem készítünk kérdőívet a visszajelzésekhez

Ha egyre színvonalasabb konferenciákat szeretnénk szervezni, mindenképpen kérjünk visszajelzést a közönségtől az eseményt követően. Ennek érdekében állítsunk össze egy gyorsan kitölthető kérdőívet, amelyben a résztvevők őszintén értékelhetik a konferenciánk színvonalát. Ezután alaposan értékeljük ki a válaszokat, és a következő konferenciánk szervezésekor fordítsunk kifejezetten nagy figyelmet a kevésbé sikeres pontok csiszolására.

Ha a fenti hibákat elkerüljük, máris rengeteget tettünk konferenciánk sikere érdekében. A legfontosabb, hogy készítsünk mindenre kiterjedő forgatókönyvet, és inkább számoljunk több érkezővel, mint kevesebbel. Emellett gondoskodjunk a magas színvonalat biztosító technikai eszközök beszerzéséről, illetve készítsünk kérdőívet is, hogy minél jobban megismerjük a közönség véleményét, és a következő eseményünk még sikeresebb lehessen. Ha pedig a konferencia szervezési feladatokra nem jut elég időnk és energiánk, inkább szervezzük ki a teendőket egy tapasztalt csapat számára.

(X)